Administration of Tax Levy & CollectionIn case of divergence of interpretation, the English text shall prevail.

(37)Tax Code of Ukraine

Taxes:Comprehensive Taxation,Administration of Tax Levy & Collection

Date of Promulgation:

Date of Implementatio:2014-05-15


Article 140. Peculiarities of recognition of dual-purpose expenses


140.1.The following dual-purpose expenses shall be considered at determination of a taxable item:


140.1.1.the taxpayer’s expenses for provision of employees with special clothing, footwear, special (uniform) clothes, washing and decontaminating agents, personal protective equipment required for execution of their professional duties as well as with special food products according to the list established by the Cabinet of Ministers of Ukraine and/or branch policies of free-of-charge issue of special clothing, footwear and other personal protective equipment to employees.


Expenses (other than those subject to depreciation) incurred in the manner prescribed by law for the arrangement, maintenance and operation of free medical examination, free medical care and prevention points for employees (including supply with medicines, medical equipment, inventory and expenses for wages of employees);


140.1.2.expenses (other than those subject to depreciation) related to scientific and technical support of business activity, to invention and rationalization of business processes, conduction of research and experimental and design works, production and study of patterns and designs related to the taxpayer’s core activity, royalty expenses and expenses for acquisition of intangible assets (other than those subject to depreciation) for their use in the taxpayer’s business activity.


The composition of expenses shall not include the accrual of royalty within the reporting period in favour of:


1)non-resident (other than accruals in favour of permanent establishment of non-resident which is taxable under clause 160.8, accruals made by business entities in the sphere of television and radio broadcasting according to the Law of Ukraine “On Television and Radio Broadcasting” as well as charges for the right to use copyright and related rights for cinematographic foreign films, music and literary works) in amount exceeding 4 percent of income (revenue) drawn from the sale of products (goods, works, services) (net of VAT and excise tax) for the year preceding the reporting one, and for banks — in amount exceeding 4 percent of income from operating activity (net of VAT) for the year preceding the reporting one, as well as in cases when either of the below conditions is met:


a)the person, in whose favour the relevant royalties are accrued, is a non-resident enjoying an offshore status subject to provisions of clause 161.3 of Article 161 hereof;


b) the person, in whose favour the fee for such services is charged, is not a beneficiary (actual) recipient (owner) of such payment for the services except for the cases when beneficiary (actual) recipient (owner) vested the right to receive such fee on other persons;


c) the royalty is paid with regard to objects the intellectual property rights in respect of which firstly occurred by the resident of Ukraine.


In case of any discrepancies between the regulatory authority and the taxpayer regarding the person by whom the relevant intellectual property rights firstly occurred (were acquired), the regulatory authority shall apply to the authorised authority whose expert opinion shall be the basis for taking decision by the regulatory authority;


d) the person, in whose favour the royalty is accrued, is not subject to tax in respect of royalty in its resident state;


2)a legal entity exempt from this tax in accordance with Article 154 hereof or pays this tax at the rate other than one established in clause 151.1 of Article 151 hereof;


3)a person who pays tax as part of other taxes except for individuals who are taxable in the manner prescribed in Section IV hereof;


140.1.3.taxpayer’s expenses for professional training, retraining and advanced training of non-professional workers, as well as in case the law provides for compulsory periodic retraining or training;


expenses for training and/or professional training, retraining or advanced training in national or foreign institutions, in case the certificate of education in such institutions is obligatory for certain conditions of doing business activity, including but not limited to higher and vocational educational establishments of individuals (regardless of whether such individuals are engaged in labour relations with the taxpayer), who entered into written agreement (contract) with the taxpayer wherein they oblige to work off by the taxpayer upon graduation from higher and/or vocational educational establishments and obtained occupation (qualification) throughout at least three years;


Expenses for arrangement of educational and production training in the taxpayer’s type of core activity or in subdivisions carrying out its business activity, for persons being educated in higher and vocational educational establishments.


In case of termination of the written agreement (contract) mentioned in the second para- graph of this sub-clause the taxpayer must increase the amount of income in amount of expenses actually incurred by him for education and/or professional training, included to composition of the taxpayer’s expenses. Due to such an increase in income, the additional tax liability and penalty in amount of 120 percent shall be accrued at the rate of the National Bank of Ukraine applicable as of the date of occurrence of tax liability from the tax that the taxpayer would have to pay in due time had he not enjoyed the tax exemption established herein, calculated in amount of such tax liability and calculated for each day of underpayment ending the date of increase in income. The amount of losses reimbursed to the taxpayer under such agreement (contract) shall not be subject to tax to the extent not exceeding the amount, by which the income was increased, as well as payment of additional tax liability and interest fine specified in this paragraph.


In case of any discrepancies between the regulatory authority and the taxpayer regarding the relation of expenses for the purposes specified herein to the taxpayer’s core activity, the regulatory authority shall apply to the authorised agency implementing the state educational policy, whose expert opinion shall be the basis for taking decision by the regulatory authority;


Appealing against the decisions of regulatory authorities, adopted on the basis of expert opinions from the central executive authority implementing the state educational policy, hall be carried out by the taxpayers according to the standard procedure;


140.1.4.any expenses for warranty repair (maintenance) or warranty replacement of goods sold by the taxpayer, the value of which shall not be compensated at the expense of the buyers thereof, to the extent corresponding the level of warranty replacements accepted/made public by the taxpayer.


In case of warranty replacement of goods the taxpayer must keep the records of buyers who enjoyed such a replacement of goods or repair (maintenance) services in the manner pre- scribed by the central executive agency ensuring the formation and implementation of the state tax and customs policy.


Replacement of goods with no return receipt of defective goods or with no due keeping of the records specified shall not give right to increase the expenses of the seller of such goods by replacement cost.


The procedure for warranty repair (maintenance) or warranty replacement as well as the list of goods that the warranty maintenance extends to shall be determined by the Cabinet of Ministers of Ukraine under the legislation on consumer rights protection.


The term “made public” shall mean the seller’s obligation to distribute in advertising, tech- nical documentation, contract or other document the provisions on warranty maintenance conditions and periods;


140.1.5.the taxpayer’s advertising expenses;


140.1.6.any expenses on insurance of crop failure risks, transportation of the taxpayer’s good; civil liability related to operation of vehicles forming the part of the taxpayer’s fixed assets; any expenses on insurance of risks related to production of national films (in amount not exceeding 10 percent of the cost of national film production); environmental and nuclear damage that may be caused by the taxpayer to other persons; the taxpayer’s property; financial and operating leasing facility, concessions of state or communal property provided this is not stipulated under the contract; financial, loan and other risks of the taxpayer incurred due to his economic activity within the limits of regular price of insurance rate of the relevant type of insurance applicable as of the date of conclusion of insurance contract, except for insurance of life, health and other risks related to activity of individuals employed by the taxpayer which is not obligatory under the legislation or any expenses on insurance of third party individuals or legal entities.



In case the insurance conditions provide for the payment of insurance indemnity in favour of the insured taxpayer, the insured losses incurred by the taxpayer due to carrying out his business activity shall be included to expenses for the tax period, in which he incurred losses, and any amounts of insurance indemnity for the specified losses shall be included to income of such a taxpayer for the tax period they were incurred in. expenses in favour of individuals employed by the taxpayer or being the members of governing bodies of the taxpayer within the limits of actual expenses of the detached person for travelling (including baggage allowance, booking of transport tickets) to business destination and back, in business destination (including those incurred in rented vehicles), accommodation fees (motels) as well as expenses included to such accounts for meals or personal services (laundry, cleaning, mending and ironing of shoes, clothes or linen), for rent of housing premises, payment of telephone calls, drawing up of travel passports, obtaining entry permits (visas), obligatory insurance, other documented expenses related to regulations for entry and stay in a place of business, including any charges and taxes payable in connection with such expenses.


The expenses mentioned in the first paragraph of this sub-clause may be included to com- position of the taxpayer’s expenses upon availability of supporting documents certifying the value of these expenses in form of transport tickets or transport invoices (baggage receipts), including e-tickets upon availability of boarding passes and instrument of payment for all modes of transport, including charter flights, invoices received from the hotels (motels) or from other persons providing services on accommodation and placement for individuals, including booking reservations in accommodation places, insurance policies etc.


It is forbidden to include to composition of meal expenses the cost of alcoholic beverages and tobacco products and amounts of tips, except for the cases when such amounts are included to invoice in accordance with legislation of the host country, as well as entertainment events fees.


The composition of travel expenses shall as well include the expenses that cannot be documented for meal and financing of other personal needs of individual (daily costs), incurred in connection with business trip within the territory of Ukraine but not exceeding 0.2 of the minimum wages as determined under the legislation as of January 1 of the tax (reporting) year per each calendar day of the business trip, and for business trips abroad — not exceeding 0.75 of the minimum wages as determined under the legislation as of January 1 of the tax (reporting) year per each calendar day of the business trip.


The Cabinet of Ministers of Ukraine shall make separate provisions for daily limits of expenses to the members of crews of vessels/other vehicles or amounts allocated for meal of such crew members instead of daily costs in case such vessels (other vehicles):


carry out commercial, industrial, scientific and research or fishing activity outside the territorial waters of Ukraine;


carry out international flights for the purpose of navigation activity or commercial passenger or freight transportation outside the air or customs borders of Ukraine;


are used for search-and-rescue operations outside the customs borders or territorial waters of Ukraine.


The amounts and composition of travel expenses for detachment of civil servants and other persons sent to business trips by enterprises, institutions and organizations that are fully or partially supported (financed) from the budget shall be determined by the Cabinet of Minis- ters of Ukraine. Total allowance for the daily costs of such categories of individuals may not exceed the amount specified in the paragraph four of this sub-clause.


The amount of daily costs shall be determined in case of business trip when:


within the territory of Ukraine and those countries providing visa-free entry to the citizens of Ukraine — according to the business trip order and relevant primary documents;


to the countries offering visa regime to the citizens of Ukraine — according to the business trip order and notes of the authorised official of the State Border Service of Ukraine made in the travel passport or any representative document.


In the absence of the relevant supporting documents, business trip order or notes of the authorised official of the State Border Service of Ukraine made in the travel passport or any representative document the amount of daily costs shall not be included to the taxpayer’s composition of expenses.


Any travel expenses may be included to composition of the taxpayer’s expenses upon availability of documents confirming the relationship of such business trip to activity of the taxpayer, including (without limitation) the following: invitations from the hosting party whose activity coincides with the taxpayer’s activity, concluded contract (s), other documents establishing or confirming the desire to establish civil relations, documents certifying the participation of the detached person in negotiations, conferences or symposiums and other thematic events coinciding with the taxpayer’s business activity.


In case the legislation of the destination country or any relevant transit countries requires to formalize life, health or civil liability insurance of the detached person (in case of use of transport vehicles), the expenses for such insurance shall be included to composition of expenses of the taxpayer detaching such person.


Upon request of a representative of the regulatory authority the taxpayer shall provide at his own expense the translation of any supporting documents issued in a foreign language;


140.1.8.the taxpayer’s expenses (excluding capital expenses subject to depreciation) for maintenance and operation of facilities held on the books and maintained by the taxpayer as of July 1, 1997, but are not used for the purpose of income generation:


nurseries and kindergartens;


secondary schools and secondary vocational educational institutions and advanced training educations where the taxpayer’s workers undergo relevant training;


children, music and art schools;


sports facilities, halls and grounds used for physical and psychological rehabilitation of the taxpayer’s employees, clubs and cultural centres;


premises used by the taxpayer for arrangement of the taxpayer’s employees catering;


apartment housing, including dormitories, single-family housing in rural areas and housing and public utilities;


children rest and recreation camps;


social security institutions (nursing homes, senior complexes).


140.2.In case upon the sale of goods, execution of works and provision of services any change in the amount of compensation of their value takes place, including recalculation in case of return of goods sold or right of ownership to the goods (results of work, services), the taxpayer-seller and the taxpayer-buyer shall make the relevant recalculation of income and expenses (balance value of fixed assets) in the reporting period, in which such change occurred.


Recalculation of income and expenses (balance value of fixed assets) shall be also carried out by the parties:


in the reporting period (s), in which expenses and income (balance value of fixed assets) in the invalid transaction, were included into the accounting of the party to such transaction, in case transaction was cancelled by court;


in the reporting period, in which the court decision on the transaction cancellation became effective, in case transaction was cancelled for other reasons.


This clause shall not govern the regulations for determination and adjustment of expenses and income in the result of settlement of doubtful or uncollectible debt or acknowledgment of the buyer’s debt as uncollectible as determined in Article 159 hereof.


140.3.The composition of expenses shall not include the amount of actual losses in products, except for losses within the natural limits or technical (production) costs and expenses in disbalancing of natural gas in gas distribution networks that do not exceed the amount determined by the Cabinet of Ministers of Ukraine or other authority as determined in accordance with the legislation of Ukraine.


The rules of this clause shall not apply to electric and/or heat energy in determination of expenses of taxpayers related to the transfer and/or supply of electric and/or heat energy.


140.4.The taxpayer shall evaluate the inventory withdrawal in the manner prescribed in the relevant accounting provisions (standards).


For all of inventory items of the same purpose and same terms of use the only one method of evaluation of their withdrawal shall be applied.


140.5.Determination of additional restrictions to composition of the taxpayer’s expenses except for those specified in this section is not permitted.


Article 141. Peculiarities of determination of composition of the taxpayer’s expenses in case of payment of interest in debt obligations


141.1.The composition of expenses shall include any expenses related to accrual of inter- est in debt obligations (including those in any credits, loans, deposits, excluding financial expenses included to the cost of qualifying assets in accordance with accounting regulations (standards)) during the reporting period, if such accruals are made in connection with the taxpayer’s business activity.


141.2.For the taxpayer with at least 50 percent of the authorised capital (shares, other corporate rights) owned or managed by non-residents (non-residents) the accrual of interests  in loans, credits and other debt obligations for the benefit of such non-residents and their associated persons may be referred to expenses in amount not exceeding the amount of income of the taxpayer drawn during the reporting period as interest from allocation of own assets increased by the amount equal to 50 percent of taxable income of the reporting, excluding the amount of interest received.


141.3.The interest meeting the requirements of clause 141.1 hereof but not included to the composition of production (turnover) expenses in accordance with the provisions of clause

141.2 hereof shall be subject to transfer to the results of future tax periods with preservation of restrictions stipulated under clause 141.2 hereof.


Article 142. Peculiarities for determination of composition of expenses for payments to individuals under labour and civil law contracts


142.1.The composition the taxpayer’s expenses shall include expenses for payment of labour of individuals employed by the taxpayer (hereinafter — the employees) including the expenses accrued for payment of basic and additional wages and other rewards and benefits based on wage rates in form of bonuses, incentives, reimbursement of cost of goods, works and services, expenses for payment of royalties and for execution of works and provision of services under civil law contracts, any other payment in cash or in kind as determined by agreement of the parties (except for amounts of financial assistance are exempt from taxation under the provisions of Section IV hereof).


142.2.Except for expenses stipulated under clause 142.1 hereof the composition of the tax- payer’s expenses shall include obligatory payments as well as reimbursement for the cost  of services provided to employees in cases provided by law, the taxpayer’s contributions to obligatory life or health insurance of employees as well as contributions determined in the second paragraph hereof.


In case taxpayer is obliged to pay at his own expenses any insurance premiums or contributions to non-state pension funds and contributions to accounts of members bank management funds of any individual employed by the taxpayer under the long-term life insurance contract, asset management agreement or any type of non-state pension provision, the taxpayer has the right to include the amount of such contributions in total amount of no more than 25 percent of wages accrued in favour of such person employed during the tax year such tax periods fall within to composition of expenses of each tax reporting period (on accrual basis).


In such a case the amount of such payments cannot exceed the amounts determined in Section IV hereof within the relevant reporting period.


The provisions of this sub-clause shall apply with due consideration of “Transitional Provisions” of Section XX hereof.

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