Home > Customs Duties > Text

Customs DutiesIn case of divergence of interpretation, the English text shall prevail.

No. 194/2010/TT-BTC(16)

Taxes:Customs Duties

Date of Promulgation:

Date of Implementatio:2010-12-06


Article 121. Tax refund dossiers for imported goods which must be reexported back to their foreign owners or to a third country or into non-tariff

1. A written request for tax refund or exemption consideration, indicating
 the tax amount, reason, and customs declaration form (specifying the quantity, type and value of to-be-re-exported goods). In case there are different types of goods in different customs declarations, these declarations shall be listed: to submit 1 original;

 2. A written agreement on the return of goods to the foreign party (for cases of return of goods to foreign parties) or export contract (for cases of export of goods to a third country or re-export of goods into non-tariff zones),
indicating the reason, quantity, quality, type and origin of goods: to submit 1 copy;

3. The customs declaration of exports, indicating results of goods inspection, stating the quantity, quality and type of exports and the import

 dossier set under which these goods are exported: to submit 1 original; other papers evidencing that the goods have been actually exported under
Article 26 of this Circular: to submit 1 copy; customs dossiers of the exports lot: to produce the original for comparison.

For previously imported goods which have been exempt from physical inspection, the customs office shall compare results of inspection of actually exported goods with the dossier of the imports lot for identifying whether re-exported goods are exactly those previously imported. 4. The customs declaration of imports and customs dossier of the imports lot: to submit 1 copy and produce the original for comparison. 5. The added-value invoice: to submit 1 copy;

 6. The papers guided at Points a.3, a.5, a.6 and a.12, Clause 1, Article 118 of this Circular. If payment has not yet been made, payment documents for
exports are not required.

 7. For goods already imported into Vietnam which must be re-exported into non-tariff zones (except export-processing enterprises, export-processing zones and bonded warehouses, which shall submit a dossier guided in Clauses 1 thru 5 of this Article), in addition to the above papers, the
following are required:

a/ Liquidation results guided in Clause 10, Article 44 of this Circular: to submit 1 copy and produce the original for comparison; b/ The declaration of products exported abroad by non-tariff zone enterprises: 1 copy certified as true copy by such enterprise; c/ The table summing up product quantities actually used in non-tariff zones and quantities of goods actually further exported abroad by non-tariff zone enterprises  as certified by the managing customs office; d/ The production norms of products for export and use in non-tariff zones by enterprises in these zones as certified by the customs office managing these enterprises (in case non-tariff zone enterprises further put products purchased from domestic enterprises into export production or use these products in non-tariff zones).

8. The trading contract and other documents evidencing that imports are of export origin (applicable to cases in which the importer is not the exporter) and other papers evidencing the reason for tax refund or exemption. Article 122. Tax refund dossiers for organizations’ and individuals’ machinery, equipment, tools and vehicles permitted for temporary import for re-export for implementation of investment projects, construction and installation of works, or production

1. A written request for tax refund or exemption consideration, indicating
 the type of goods, tax amount and reason for tax refund, and the customs declaration. In case there are different types of goods in different customs declarations, customs declarations related to the tax refund request shall be listed: to submit 1 original;

2. The contract (or written agreement) on the import or borrowing of
 machinery, equipment, tools and vehicles: to submit 1 copy; 3. The import permit, for imports for which such permit is required: to submit 1 copy;

4. The customs declaration of imports and exports with the customs office’s
 certification of the quantity and type of actually imported and re-exported goods: to submit 1 original; other papers evidencing that the goods have been actually exported under Article 26 of this Circular: to submit 1 copy each; customs dossiers of imports and exports: to produce the original for comparison;

5. The papers guided at Point a.3, a.5 and a.12, Article 118 of this Circular.
 6. In case import duty has been paid for organizations’ and individuals’ machinery, equipment, tools and vehicles permitted for temporary import for re-export for implementation of investment projects, construction and installation of works, or production, upon their re-export into non-tariff zones (except export-processing enterprises, export-processing zones and bonded warehouses, which shall submit a dossier guided in Clauses 1 thru 5 of this Article), in addition to the above papers, the following are required:

a/ Liquidation results guided in Clause 10, Article 44 of this Circular: to submit 1 copy and produce the original for comparison; b/ The declaration of products exported abroad by non-tariff zone enterprises: 1 copy certified as true copy by such enterprise; c/ The table summing up product quantities actually used in non-tariff zones and quantities of goods actually further exported abroad by non-tariff zone enterprises as certified by the managing customs office.

Article 123. Tax refund dossiers for temporarily imported machinery, equipment, tools and vehicles which must be re-exported upon the expiration of the temporary import duration but have not yet been reexported and are permitted by competent state agencies to be transferred to other entities in Vietnam for further management and use, then actually exported out of Vietnam by transferees or purchasers

In addition to the papers guided in Article 122 of this Circular, the
 following are required:

1. A written permission of the Ministry of Industry and Trade (or a competent state agency) for transfer and receipt of temporarily imported machinery, equipment, tools and vehicles (in case such permission is required): to submit 1 original;

2. The trading contract or record of handover of machinery, equipment, tools and vehicles between the two parties: to submit 1 copy; 3. The invoice-cum-ex-warehousing bill or sale invoice handed by the importer to the purchaser or transferee: to submit 1 copy.

 Article 124. Tax refund dossiers for imports and exports sent by overseas organizations and individuals to Vietnam-based organizations and individuals through postal or international express delivery services and vice versa; service providers that have paid tax but failed to deliver goods to recipients and have to re-export or re-import or have these goods
confiscated and destroyed under law

1. A written request for consideration of refund of the paid tax amount,
 indicating the type of goods, tax amount, reason for tax refund, and the customs declaration. In case there are different types of goods in different customs declarations, customs declarations related to the duty refund request shall be listed: to submit 1 original;

2. Dossiers and documents related to imports and exports: to submit 1 copy;

3. The customs declaration of imports and exports with the customs office’s
 certification of the quantity, type and value of confiscated and destroyed goods: to submit 1 original;

4. The tax payment document: to submit 1 copy and produce the original for comparison;

5. The list of documents included in the tax refund dossier. Article 125. Tax refund dossiers for imports and exports currently under
 customs supervision and management for which import duty or export duty and other taxes (if any) have been paid, and which have been confiscated and remitted into state funds for violations of customs regulations under decisions of competent state agencies

1. A written request for consideration of refund of the paid tax amount,
 indicating the type of goods, tax amount, reason for the tax refund request, and the customs declaration. In case there are different types of goods in different customs declarations, customs declarations related to the tax refund request shall be listed: to submit 1 original;

2. The customs declaration of imports or exports: to submit 1 original;

3. The goods purchase and sale invoice: to submit 1 copy; 4. The record of the violation: to submit 1 copy;

5. The competent state agency’s decision on confiscation of goods into the state fund: to submit 1 copy;

6. The tax payment document: to submit 1 copy and produce one original for comparison;

7. The list of documents included in the tax refund dossier.

Article 126. Tax refund dossiers for imports and exports for which tax has
 been paid but which are later exempted from tax under decisions of competent state agencies

1. A competent state agency’s decision on tax exemption: to submit 1 copy; 2. The papers guided in Clauses 1, 2, 3, 6 and 7, Article 125 of this Circular.

Article 127. Tax exemption dossiers

 For goods eligible for tax refund and for which the tax payment time limit has not expired and tax has not been paid, and which have been actually imported or exported, a tax exemption dossier in this case is the same as a
tax refund dossier without a tax payment document.

Article 128. Procedures for submission, receipt and processing of dossiers
 for liquidation, tax refund or tax exemption consideration 1. The submission and receipt of dossiers for liquidation, tax refund or tax exemption consideration comply with Article 59 of the Law on Tax Administration.

 2. Dossiers for liquidation, tax refund and tax exemption consideration are classified into two types: dossiers subject to inspection first and tax refund later and dossiers eligible for tax refund first and inspection later.
3. Dossiers subject to inspection first and tax refund later are dossiers of taxpayers in any of the following cases:

a/ Requesting tax refund or exemption under a treaty to which the Socialist Republic of Vietnam is a contracting party;

 b/ Requesting tax refund or exemption for the first time. In case taxpayers can prove that it is not the first time they request tax refund and that they do not fall in the other cases subject to inspection first and tax refund later, tax administration agencies shall re-classify tax refund
dossiers as those eligible for tax refund first and inspection later.

c/ Requesting tax refund within 2 years after being handled for tax evasion
 or fraud;

d/ Via-bank payment is not made for goods mentioned in the tax refund
 dossier under regulations or the taxpayer still owes via-bank payment documents at the time of submission of the dossier of request for tax refund.

Via-bank payment documents are guided in Appendix I to this Circular. e/ The enterprise is undergoing procedures for merger, consolidation, division, dissolution, bankruptcy, ownership transformation, operation termination; assignment, sale, contracting or lease, for state enterprises. f/ The time limit notified by the customs office expires but the taxpayer fails to explain information and documents or supplement the tax refund or exemption dossier as requested.

g/ Imports are cars or parts and spare parts thereof; motorcycles (motorbikes) or parts and spare parts thereof; petrol and oil; iron and steel; imports specified in Articles 8 and 10 of Decree No. 12/2006/ND-CP; or other imports managed by the State under law.

 h/ Import duty or export duty refund dossiers are submitted for exports which must be re-imported into Vietnam or imports which must be reexported to their foreign owners or exported to a third country or re
exported into non-tariff zones, for which customs procedures are carried out at places other than the initial place at which import or export procedures have been carried out.

i/ Import duty refund dossiers are submitted for materials and supplies imported for the production of goods for export into non-tariff zones; and
 tax refund dossiers for imports which must be re-exported into non-tariff zones.

4. Dossiers eligible for tax refund first and inspection later are those not subject to inspection first and tax refund later as specified in Clause 3 of this Article.

5. For dossiers subject to liquidation or inspection first and tax refund or exemption later, customs offices shall follow in succession the steps below and stop at the step when inspection results show that goods have been actually exported, and settle tax refund or exemption:

a/ Preliminarily examining dossiers and their consistency and validity; tax amounts requested for refund and tax amounts indicated in relevant declarations in the KT559 system; examining accounting documents and books, warehousing and ex-warehousing bills and goods payment documents;

b/ Examining accounting operations; consumption norms of materials and supplies; actual production and business operations of concerned units. District-level Customs Department directors shall, on a case-by-case basis, decide to examine accounting dossiers and documents at head offices of enterprises.

c/ Inspecting, verifying and comparing business transactions with other concerned organizations and individuals in complicated cases in need of further inspection;

d/ If taxpayers are identified through inspection to be ineligible for tax
 refund or exemption, customs offices shall notify taxpayers of the reason(s) for their ineligibility;

e/ If taxpayers are identified through inspection to be eligible for tax refund
 or exemption and their declarations are accurate, customs offices shall issue decisions on tax refund or exemption based on taxpayers’ declarations within 60 days after receiving complete tax refund or exemption dossiers. 6. For dossiers subject to tax refund or exemption first and liquidation and inspection later, customs offices shall preliminarily examine dossiers and their consistency and legality, tax amounts requested for refund and tax amounts indicated in relevant declarations in the KT 559 system, and handle them as follows:

a/ If taxpayers are eligible for tax refund or exemption and their declarations are accurate, customs offices shall conduct liquidation and issue tax refund or exemption decisions based on the taxpayers’ declarations, made according to form No. 01, Appendix II to this Circular, within 15 days after receiving complete tax refund dossiers; b/ If identifying that taxpayers are ineligible for tax refund or exemption, customs offices shall, pursuant to relevant legal documents, notify these taxpayers of the reason(s) for their ineligibility within 15 days after receiving tax refund dossiers;

 c/ If having grounds to believe that taxpayers’ declarations are inaccurate or bases for tax refund are insufficient, customs offices shall notify within
15 days after receiving tax refund dossiers taxpayers that their dossiers are now subject to inspection first and liquidation, tax refund or exemption later;

d/ Cases in which via-bank payment documents are required but taxpayers fail to produce these documents upon submitting liquidation or tax refund
 dossiers shall be handled as follows:

d.1/ If the payment indicated in the export contract is not due yet, Point c, Clause 2, Article 132 applies.

d.2/ If payment documents are not yet available for the reason that the payment is not due but enterprises request tax refund consideration before providing payment documents or if the payment indicated in the contract is overdue but enterprises fail to produce via-bank payment documents, customs offices shall re-classify tax refund dossiers as those subject to inspection first and tax refund later according to this Article. If inspection
 results show that goods have been actually exported, customs offices shall refund or exempt tax under regulations.

d.3/ The application of the tax payment time limit and tax payment coercion measures for cases in which liquidation or tax refund dossiers have been submitted but via-bank payment documents still lack complies
 with Articles 42 and 93 of the Law on Tax Administration, Decree No. 97/2007/ND-CP and Article 18 of this Circular.

e/ After issuing tax refund or exemption decisions, customs offices shall handle overpaid tax and fine amounts under Article 131 of this Circular. When examining in detail tax refund or exemption dossiers, if determining
 that conditions for tax refund or exemption are not fully satisfied, customs offices shall revoke these decisions and assess tax and sanction violations under regulations.

7. Past the above time limit, if the issuance of tax refund or exemption decisions is still delayed at customs offices’ fault, these customs offices shall, in addition to refunding paid tax amounts, pay interests on these
 amounts counted from the date they are obliged to issue these decisions to the date they actually issue these decisions.

Article 129. Competence to decide on liquidation, tax refund or exemption
 Directors of district-level Customs Departments of localities in which customs declarations are registered shall decide on liquidation, tax refund, exemption or deduction for taxpayers under Article 128 of this Circular. Article 130. Writing of the tax refund or exemption in original customs declarations

1. Based on tax refund decisions, customs offices at which taxpayers have refundable tax amounts shall liquidate refunded tax amounts and append a stamp to original customs declarations submitted by taxpayers, with the phrase “Tax refund (or tax exemption) of VND…. under Decision No.… dated…. issued by….,” and keep one copy of each of these liquidated declarations in a tax refund dossier, and return original customs declarations to taxpayers.

2. In case a declaration is subject to multiple liquidation, the customs office

a/ Make a statement for monitoring each time of tax refund (or tax exemption), clearly indicating the sum of money upon each time of tax refund or exemption;

b/ Clearly state in the declaration that the above list has been made; c/ Append the tax refund (or tax exemption) stamp to original customs declarations kept at the enterprise when tax refund (or tax exemption) procedures are last carried out;

d/ Keep 1 copy of the liquidated declaration in the tax refund dossier and return the original customs declaration to the taxpayer as for the above single liquidation.

Article 131. Handling of overpaid tax and fine amounts after the issuance
 of tax refund decisions, or overpaid fines for the reason that paid tax amounts are larger than payable tax and fine amounts

 1. In case the source for refund of overpaid tax and fine amounts is deposit accounts, customs offices at which taxpayers have refundable tax amounts or overpaid tax and fine amounts shall check these amounts in the computer network for monitoring tax arrears and handle them in the following order: a/ If taxpayers owe no overdue tax and fine amounts, customs offices refund tax and fine amounts to taxpayers under regulations; When clearing taxpayers’ overpaid tax and fine amounts against subsequent payable tax amounts, customs offices shall append a stamp to customs declarations (originals kept by customs declarants and at customs offices) eligible for tax clearing, with the phrase “Tax amount of VND ... deducted under Decision No. ... dated ... issued by ..., on refund of overpaid tax and fine amounts, and Decision No. ... dated ... issued by ..., on deduction”; and concurrently append a stamp indicating the deducted tax and fine amounts and numbers and dates of customs declarations involved
in the clearing in the original tax refund decisions, customs declarations eligible for tax refund or involving overpaid tax and fine amounts, and tax payment documents of customs declarations eligible for tax refund, for monitoring. (Such stamp is provided in form No. 02, Appendix II to this Circular);

b/ In case taxpayers still owe tax and fine amounts for goods lots under the same importation mode, customs offices shall clear refundable overpaid tax or fine amounts against those owed by taxpayers.

 c/ In case taxpayers still owe overdue tax and fine amounts for goods lots under different importation modes to be remitted into the state budget, customs offices shall issue state budget or account remittance papers and pay these amounts on behalf of taxpayers;

d/ If, after the clearing mentioned above, there is a remainder of refundable overpaid tax and fine amounts, customs offices shall carry out procedures for refunding this remainder to taxpayers.

In case taxpayers do not request refund of refundable tax amounts or remainder of overpaid tax and fine amounts after payment of all debts in the sequence of tax payments but request in writing the clearing thereof against tax amounts arising for subsequent imports and exports, customs offices at which taxpayers have refundable tax amounts or overpaid tax and fine amounts shall make the clearing under Point a of this Clause. 2. In case the source for refund of overpaid tax and fine amounts is the state budget:

a/ In case taxpayers no longer owe overdue tax and fine amounts and do not request the clearing of these amounts against subsequent payable tax amounts, customs offices shall send tax refund requests enclosed with tax refund decisions to tax-refunding state treasury offices. In case customs
 offices have partially cleared amounts of the same tax in the same locality of budget revenue collection, these requests must indicate the remainder of tax amounts requested for refund under tax refund decisions. Based on customs offices’ tax refund decisions, state treasury offices shall refund tax amounts to taxpayers.

Refunded tax amounts shall be accounted as follows:

- For unsettled revenues, state treasury offices shall return them according to the state budget index.

- For settled revenues, state treasury offices shall account them as budget expenditures and send 1 copy of the tax refund document (printed or electronic) to customs offices which have issued decisions on refund of tax or fine amounts, for monitoring and management.

b/ In case taxpayers eligible for refund of overpaid tax and/or fine amounts have to pay other tax amounts: After customs offices partially clear amounts of the same tax in the same locality of budget revenue collection, they shall send tax refund requests enclosed with tax or fine refund decisions and budget revenue collection orders to tax-refunding state treasury offices for accounting them under regulations. Refunded tax amounts shall be accounted as follows: b.1/ In case tax-refunding state treasury offices are concurrently taxcollecting ones, refunded amounts shall be accounted under Point a of this Clause. Collected budget revenues shall be accounted under customs offices’ collection orders, with the remainder (if any) of overpaid tax and
 fine amounts paid to taxpayers.

b.2/ In case tax-refunding state treasury offices are other than tax-collecting ones, the former shall account refunded tax amounts under Point a of this Clause and transfer these amounts together with customs offices’ budget revenue collection orders to the latter for accounting state budget revenues strictly according to collection orders and refunding the remainder (if any) of tax and fine amounts to taxpayers.

b.3/ After refunding tax, state treasury offices shall send one (1) copy of the tax refund document to customs offices which have issued decisions on refund of overpaid tax and/or fine amounts, for monitoring and management.

c/ The handling of overpaid tax and fine amounts under this Article is not applicable to value-added tax amounts for imports wrongly paid or overpaid by taxpayers to customs offices (customs offices will not refund value-added tax).

 In case taxpayers wrongly pay or overpay value-added tax amounts for imports to customs offices in an accounting period (budgetary month, quarter or year) as detected by taxpayers themselves or customs offices, such amounts shall be adjusted according to form No. C1-07 attached to the Finance Ministry’s Circular No. 128/2008/TT-BTC of December 24, 2008, guiding the collection and management of state budget revenues via state treasury. At the same time, taxpayers shall submit the original receipts and customs offices shall certify, sign and stamp on the front page of these originals, for value-added tax amounts already recorded as other tax amounts for state treasury offices’ adjustment. For other cases of wrong payment or overpayment of value-added tax amounts, customs offices shall certify these wrongly paid or overpaid amounts for tax offices to refund to taxpayers under regulations.

Customer service

88393678(Information Support)

songf@eshui.net(Information Support)

Public messages


All the information on this website is reprinted from government websites, newspapers, Gazettes, domestic and foreign medias and other publications.

Please check the official publications, originals of outgoing documents and sources of reprint for purposes of authenticity, accuracy and legitimacy of the information published on this website.

The information on, the materials provided and the performance of this website is provided on an "as is" and "as available" basis. We make no warranty of any kind in relation to or connection with the availability, accuracy or reliability of this website or any of its materials and information, including but not limited to any warranties, representations, and guarantees as to, title, risk, non-infringement, accuracy, reliability, merchantability, use, correctness, fitness for a particular purpose or otherwise, or that use of this website will be uninterrupted or error-free. If you become aware of any inaccuracies or errors in any materials or information on our website, we would be appreciate it if you would inform us of such inaccuracies or errors immediately by emailing us at songf@eshui.net.

We shall not under any circumstances be liable for any direct, indirect, incidental, special or consequential damages, losses, liabilities or any business interruption in relation to the use of or inability to use any information contained on this website (whether foreseeable or not and even if we have been informed of such likelihood).

This website may contain links to third-party websites which are not maintained by us. We are not responsible for the content of those websites. The inclusion of any link to such websites does not imply approval or an endorsement by us of the linked websites or the contents thereof and we make no representations or warranties concerning the linked sites nor shall it be liable for the same.

Copyright: Ministry of Commerce, the People's Republic of China

Supported by:China International Electronic Commerce Center

Tel: (86 10) 68651200(Customer Service)

Fax: (86 10) 65677512

Information Support: Beijing Zerui Certified Public Accountants Co.,Ltd.

Approved by:Department of Electronic Commerce and Informatization, Ministry of Commerce, PRC

Jing ICP Bei No. 05004093


Tel: 61943289 - 8001