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Notice of State Administration of Taxation on Relevant Issues Concerning the Removal of Taxpayers across Provinces (Municipalities) within the Beijing-Tianjin-Hebei Region

Document No.:Shui Zong Fa [2015] No.161

Taxes:Comprehensive Taxation,Administration of Tax Levy & Collection,Tax Registration

Date of Promulgation:2015-12-31

IssueDepartment:State Administration of Taxation

Date of Implementatio:2015-12-31

Annex:

Issued by: Ministry of Finance, State Administration of Taxation, China Insurance Regulatory Commission

Document No.: Shui Zong Fa [2015] No.161

Date of Issuance: 2015-12-31

 

State taxation bureaus, local taxation bureaus of Beijing, Tianjin and Hebei:

 

In accordance with the relevant requirements of the major strategic plan of the CPC Central Committee and the State Council on promoting the coordinated development of Beijing, Tianjin and Hebei, and the “Plan on Deepening the Reform of the Administration of State & Local Tax Levy & Collection System”, in order to promote the tax coordinated development of Beijing, Tianjin and Hebei, further reduce the burden on taxpayers, and facilitate the rational flow of businesses, the relevant issues on simplifying formalities for the removal made by taxpayers across provinces (municipalities) within the Beijing-Tianjin-Hebei region are hereby notified as follows:

 

I. Scope of application

  

(i) When taxpayers within the Beijing-Tianjin-Hebei have to change their in-charge taxation authorities at the provincial (municipal) level due to changes of the places of residence and business, they shall apply for cancellation of tax registration (those who are subject to the “one code for one license” system shall go through tax clearance declaration) to their original in-charge taxation authorities on the basis of relevant certificates and information, and then apply for tax registration to the taxation authorities of moving-in places within the prescribed time limit.

 

(ii) Taxpayers who are under the following conditions cannot go through trans-provincial (municipal) removal procedures until the relevant matters are settled:

1. Have the record of non-filing of tax returns;

2. Have various types of non-payment or over-payment of taxes, fines or tax in arrears

3. Have unsettled export tax refund (exemption);

4. Have unsettled audit cases;

5. Have unsettled administrative punishment, administrative reconsideration or administrative litigation cases;

6. Have unfinished pending documents;

7. Other circumstances stipulated by the taxation authorities.

 

II. Time limit requirement

  

(i) Where a general VAT tax payer goes through the trans-provincial (municipal) removal procedures, the taxpayer shall firstly complete the filing of tax returns and the filing of tax returns of special VAT invoices, and then conducts the relevant trans-provincial (municipal) removal procedures.

 

(ii)Where a taxpayer applies for trans-provincial (municipal) removalwithin a tax filing period (including annual filing of income tax returns), the taxpayer may handle relevant trans-provincial (municipal) removal proceduresafter filing all the tax returns for the current period and settling all taxes declared. 

 

(iii)The taxpayer shall apply for handling tax registration with the taxation authority at the place of move-in within 30 days after the former in-charge taxation authorities have handled the cancellation of its taxation registration or issued the “Tax Clearance Certificate”.

  

(iv) Those who are newly-established and subject to the “one code for one license” system shall, after going through the registration of alteration at the administration for industry and commerce, timely go to the taxation authorities at the place of move-in to handle the tax-related matters.

  

III. Business connection

  

(i) Filing of tax returns and levy & collection of taxes

 

A taxpayer of trans-provincial (municipal) removal shall finish all of the filing of tax return matters before moving out, and settle all of the taxes payable which have been declared as well as taxes in arrears, fines and all kinds of evaded taxes; the related refunded taxes or recovered taxes incurred after the taxpayer has moved out shall be handled by the taxation authorities at the place of move-in.

  

(ii) Preferential tax policy

  

After a taxpayer completed the trans-provincial (municipal) removal, the various tax incentives   are allowed to continue to be enjoyed except for the preferential policies for the region. Taxation authorities at the moving-out place shall cancel the application of relevant preferential tax policies in the administrative system of tax levy & collection, recover the relevant filing documents and examination & approval documents served by taxation authorities before the removal of the taxpayer, including documents in the taxpayer’s file and handing over to the taxation authorities of moving-in places, who shall accordingly re-go through the formalities for the filing for record, examination & approval documents of relevant preferential tax policies in the administrative system of tax levy & collection; the taxpayer shall not be required to re-go through the examination and approval procedures.

 

(iii) Relevant qualifications

 

1. Taxation authorities of moving-in places shall accept the tax credit rating qualifications determined by the taxation authorities of moving-out places.

2. After the removal of a general VAT payer, the eligibility as a general VAT payer thereof shall renew the registration. If, before the cancellation of tax registration, the taxpayer still has creditable input tax, the taxation authorities of moving-out places shall fill out the “Transfer List of Input Taxes for General VAT Payer’s Removal”, and verify the cancellation, additional recording of enterprise’s invoices in the upgraded version of VAT Invoice System.

3. A taxpayer using the electronic tax payment method, named as “Taxation Treasury Bank”, shall terminate the "Real-time Tax Agreement" with the taxation authorities of moving-out places, and re-sign one with the taxation authorities of moving-in places.

 

(iv) Tax-controlled machines and tools

1. All of the special equipment (including golden tax disc, tax-control disk, and tax return disc) used for the upgraded version of VAT Invoice System shall be taken back and written off by the taxation authorities of moving-out places; taxpayers shall purchase new ones at the moving-in places.

2. Taxpayers who are using tax-controlled cash register shall copy the data of invoicing for the current period before moving out, report the relevant materials and apply for the approval of cancellation of tax-controlled cash register (recovery of tax-control card and user card).

  

(v) Invoices and all kinds of documents

1. For the purpose of trans-provincial (municipal) removal, a taxpayer shall apply to the taxation authorities of moving-out places for handing in for cancellation of all blank invoices on hand (including all kinds of electronic invoices in the tax-controlled system) and invoice receiving and purchasing books before moving out.

2. After the removal, a general VAT payer shall firstly go through the formalities of the change of invoices having original taxpayer identification number, and then make an application for tax deduction.

3. Other related certificates shall be gotten back by the taxation authorities of moving-out places or submitted by the taxpayer to the taxation authorities of moving-in places, which can conduct the relevant formalities accordingly.

 

(vi) Tax collection on the deemed method

  

As for taxpayers who are subject to tax levy & collection at a fixed rate, the taxation authorities of moving-in places shall principally continue to implement the examination & approval contents of the taxation authorities of moving-out places; if there is any adjustment which needs to be made, the taxation authorities of moving-in places shall re-make relevant examination & approval documents. If taxpayers meet relevant provisions and are subject to tax levy & collection on the basis of actual financial statements, the taxation authorities of moving-in places can use the method of tax levy & collection on the basis of actual financial statements, notify the taxpayer in writing.

  

When taxpayers who are subject to tax levy & collection on the basis of a fixed amount go through trans-provincial (municipal) removal procedures, the taxation authorities of moving-out places shall cancel their information of tax levy & collection on the deemed basis, and the taxation authorities of moving-in places shall determine the specific levying method.

  

(vii) Transfer of archive materials

  

When taxpayers go through trans-provincial (municipal) removal procedures, the taxation authorities of moving-out places shall transfer the taxpayers’ taxation records to the taxation authorities of moving-in places, and fill in the “List of Taxpayer’s Information Transferred” (see Appendix 1 for details).

  

Taxpayers shall go through the procedures of removal with the following materials:

  

1. If a general VAT payer still has creditable input tax, the taxpayer shall provide the “List of Input Tax Transferred by General VAT Payers for the Removal Purposes”, and the taxation authorities of moving-in place shall accordingly make the initial processing of input VAT.

 

2. The taxpayer shall provide the “Value-added Tax Returns” and attached forms thereof, and the “Enterprise Income Tax Returns” and attached forms thereof which have been stamped with the official seal of in-charge taxation authority, and of which all tax clearance processes are completed before moving out.

 

If the taxation authorities of moving-out places have made digital processing of records, they may transfer the digital image photocopies stamped with the official seal of taxation authorities. After the completion of Beijing-Tianjin-Hebei inner network information exchange platform, all inter-provincial transferred electronic archives are available for data exchange through the inner network information exchange platform.

 

Taxation authorities of moving-out places shall be responsible for the integrity of the transferred records, and then, after sealing them up for safekeeping, send all such records together to the taxation authorities of moving-in places through exchange or other methods, and fill in the “Signature Form of the Transferred Sources of Tax Revenue” (see Appendix 2 for details). Taxation authorities of moving-in places shall, after checking and accepting the aforesaid records, return the receipt for the “Signature Form of the Transferred Sources of Tax Revenue” to the taxation authorities of moving-out places through the paper or E-mail method.

 

In-charge taxation authorities of moving-in places shall, after receiving the “Notice of Taxpayer’s Removal” (see Appendix 3 for details) sent from the in-charge taxation authorities of moving-out places, make a reply through the paper or E-mail method on the same day, take the initiative to contact the taxpayer within 3 days, and urge the taxpayer to go through the procedures of tax registration, the filing of tax returns and other tax-related matters.

 

IV. Specific business operations

 

(i) Business processes of taxation authorities of moving-out places

 

1. A taxpayer of trans-provincial (municipal) removal shall fill in the “Examination and Approval Form for the Application of Cancellation of Tax Registration” (the one who is subject to the “one code for one license” system shall fill in the “Declaration Form of Tax Clearance”) and report it to the taxation authorities of moving-out place, and settle all of the taxes payable which have been declared as well as tax in arrears, fines and all kinds of evaded taxes

 

2. Taxation authorities of moving-out places are responsible for handling the tax settlement, invoice clearance of taxpayers, the collection of documents and other related work.

 

3. Taxation authorities of moving-out places shall, after completing the above related matters, make the transfer-out processing in the administrative system of tax levy & collection, fill in the “Notice of Taxpayer’s Removal” in triplicate (one copy is retained by the taxation authority of moving-out place, one copy is sent to the taxation authority of moving-in place for confirmation, and one copy is sent to the taxpayer for the verification purposes when the taxpayer is going through tax-related matters at the taxation authority of moving-in place), and inform the taxpayer to handle the moving-in formalities within the prescribed time.

 

4. Taxation authorities of moving-out places shall fill in the “List of Taxpayer’s Information Transferred” and the “Signature Form of the Transferred Sources of Tax Revenue”, and transfer taxpayers’ files and other tax information to the taxation authorities of moving-in places.

 

(ii) Business processes of taxation authorities of moving-in places

 

1. A taxpayer shall carry with the “Notice of Taxpayer’s Removal”, the copy of the valid Duplicate of Business License changed and other relevant documents, go to the tax registration departments of taxation authorities of moving-in place to go through the moving-in formalities.

 

2. Taxation authorities of moving-in places shall carry out the operation of tax registration in the administrative system of tax levy & collection after they check the “tax records”, the “List of Taxpayer’s Information Transferred”, the “Notice of Taxpayer’s Removal” and other information and find no mistake.

 

3. After completing the moving-in formalities, taxation authorities of moving-in places shall fill in the receipt of the “Signature Form of the Transferred Sources of Tax Revenue” as a reply to the taxation authorities of moving-out places, and inform taxpayers to conduct the filing of tax returns and other tax-related matters with their in-charge taxation authorities within a prescribed period.

 

Appendix:

1. List of Taxpayer’s Information Transferred

2. Signature Form of the Transferred Sources of Tax Revenue

3. Notice of Taxpayer’s Removal

 

State Administration of Taxation

December 31, 2015

 

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